Banyak orang membayangkan implementasi ERP sebagai proyek panjang yang mengacaukan pekerjaan harian. Umumnya kesulitannya jarang datang dari softwarenya. Lebih sering datang dari hal yang belum dipersiapkan sebelum sistem dinyalakan. Berikut urutan yang lazim dilalui.
Tentukan dulu apa yang mau dibereskan
Sebelum bicara modul, tulis satu atau dua masalah yang paling mengganggu. Stok tidak akurat? Laporan selalu telat? Dari situ terlihat modul mana yang didahulukan, sehingga tidak semuanya dipindahkan sekaligus.
Rapikan data awal
Daftar barang, pelanggan, pemasok, dan saldo awal harus masuk ke sistem baru. Di tahap ini biasanya ketahuan ada barang yang namanya ganda, pelanggan yang tercatat dua kali, atau kode yang tidak konsisten. Membereskannya sebelum diimpor jauh lebih murah daripada memperbaikinya setelah ribuan transaksi masuk.
Sesuaikan dengan cara kerja Anda
Alur dokumen, hak akses, dan bentuk laporan diatur mengikuti cara tim Anda bekerja. Ada yang perlu persetujuan atasan sebelum pesanan diproses, ada yang tidak. Sistem sebaiknya mengikuti itu, bukan memaksa Anda mengubah kebiasaan yang sudah berjalan baik.
Latih orang yang akan memakainya
Bagian ini sering dianggap pelengkap padahal sering menentukan. Kasir butuh latihan yang berbeda dari staf gudang dan bagian keuangan. Latihan dengan skenario nyata dari pekerjaan mereka, bukan data contoh yang asing, membuat orang lebih cepat percaya diri.
Uji sebelum resmi dipakai
Jalankan satu siklus utuh, misalnya dari pesanan sampai pembayaran, sebelum go-live. Hampir selalu ada satu-dua hal kecil yang baru ketahuan saat dicoba, dan lebih baik ketahuan sekarang daripada saat pelanggan menunggu.
Hari-hari pertama
Di minggu awal pertanyaan pasti banyak, dan itu wajar. Yang penting ada tempat bertanya yang cepat dijawab. Di CNERSIA, pendampingan berjalan dari setup sampai go-live, dengan dukungan 24/7.