Ada dua hal yang paling ditakuti orang gudang. Pelanggan datang tapi barangnya habis, atau barang menumpuk berbulan-bulan tanpa ada yang beli. Yang pertama membuat penjualan hilang. Yang kedua diam-diam menahan uang yang seharusnya bisa dipakai untuk hal lain.
Keduanya biasanya berawal dari sumber yang sama: angka stok yang tidak bisa dipercaya. Modul Inventory CNERSIA dibuat untuk menjaga angka itu tetap akurat, dari barang masuk sampai opname.
Alurnya dimulai dari modul Purchase. Setelah pesanan ke pemasok dibuat, barang yang tiba di gudang diterima lewat dokumen penerimaan (Goods Receipt). Begitu penerimaan divalidasi, jumlah stok bertambah otomatis dan nilai persediaannya ikut diperbarui. Tim gudang tidak perlu mengetik ulang atau merekap di spreadsheet.
Setelah barang masuk, stok akan terus bergerak karena penjualan, retur, atau perpindahan antar gudang. Saat Sales Order dikonfirmasi dan tim gudang memproses Delivery Note, stok langsung berkurang secara real-time. Semua perubahan itu tersimpan sebagai riwayat pergerakan stok (stock movement), sehingga Anda bisa menelusuri kapan, berapa, dan dari mana setiap perubahan terjadi.
Mencatat saat kejadian jauh lebih akurat daripada merekap di sore hari atau akhir minggu, karena ingatan orang tidak seteliti itu.
Untuk barang yang cepat laku, tentukan batas minimum stok. Begitu jumlahnya turun ke angka itu, saatnya memesan lagi. Angkanya tidak harus tepat di awal. Sesuaikan sambil jalan dengan melihat riwayat penjualan dan berapa lama pemasok biasanya mengirim.
Setelah semua tercatat, stok opname menjadi langkah pengecekan. Barang dihitung langsung di gudang, lalu hasilnya dibandingkan dengan angka di sistem. Jika ada selisih, penyesuaian dilakukan dan tercatat dengan jelas.
Menghitung seluruh gudang setahun sekali biasanya melelahkan, dan selisihnya baru ketahuan setelah masalah menumpuk. Opname sebagian barang secara bergilir tiap minggu lebih ringan, dan penyebab selisih masih mudah diingat.
Inilah bagian yang paling sulit dilakukan dengan spreadsheet. Di CNERSIA, stok bertambah saat barang diterima dari Purchase dan berkurang saat barang dikirim dari Sales. Nilai persediaan serta transaksinya kemudian mengalir ke modul Accounting sebagai entri jurnal, sehingga laporan keuangan seperti laba rugi dan neraca bersumber dari data yang sama dengan yang dipakai tim gudang.
Dengan data yang terpusat, tim gudang, penjualan, dan keuangan melihat angka yang sama tanpa perlu saling mencocokkan.