Di banyak perusahaan, urusan HR tersebar di banyak tempat. Data karyawan ada di satu file, absensi direkap dari aplikasi atau lembar kerja lain, dan pengajuan cuti masuk lewat chat atau formulir kertas. Ketika HR perlu menjawab pertanyaan sederhana seperti sisa cuti seseorang atau jumlah kehadiran bulan ini, jawabannya harus dicari ke beberapa tempat.
Modul HR CNERSIA dibuat untuk merapikan itu. Data karyawan, absensi, dan cuti berada dalam satu sistem yang sama, sehingga semuanya saling terhubung dan mudah ditelusuri.
Data karyawan yang terpusat
Semua informasi dasar karyawan tersimpan di satu tempat: identitas, jabatan, departemen, tanggal bergabung, status kepegawaian, dan data pendukung lainnya. Dengan data yang terpusat, HR tidak perlu lagi mencari ke beberapa file, dan setiap perubahan, misalnya kenaikan jabatan atau perpindahan departemen, cukup diperbarui di satu tempat.
Hak akses juga bisa diatur. Data yang sensitif hanya dilihat oleh pihak yang berwenang, sedangkan karyawan dan atasan melihat informasi yang sesuai peran masing-masing.
Absensi yang tercatat rapi
Kehadiran karyawan dicatat dalam sistem, sehingga HR bisa melihat rekap kehadiran per karyawan, per departemen, atau per periode tanpa harus merekapnya manual. Keterlambatan, ketidakhadiran, dan jam kerja bisa dipantau dari data yang sama, sehingga evaluasi dan pengecekan jadi lebih cepat dan lebih objektif.
Cuti dengan alur yang jelas
Pengajuan cuti tidak lagi lewat chat yang mudah tercecer. Karyawan mengajukan cuti di sistem, atasan memeriksa dan menyetujui, lalu hasilnya tercatat otomatis. Sisa cuti pun terhitung dari data yang sama, sehingga tidak ada lagi perbedaan angka antara catatan HR dan catatan karyawan.
Alurnya biasanya sebagai berikut:
- Karyawan mengajukan cuti dengan memilih jenis dan tanggalnya
- Atasan menerima pengajuan dan menyetujui atau menolaknya
- Sistem memperbarui status pengajuan dan sisa cuti
- HR melihat riwayat cuti dalam rekap yang sama
Satu sistem, data yang saling terhubung
Karena absensi, cuti, dan data karyawan berada dalam satu sistem, informasi saling melengkapi. Karyawan yang sedang cuti tidak dihitung tidak hadir, dan data jabatan serta departemen mengikuti perubahan terbaru. HR tidak perlu mencocokkan beberapa file untuk mendapatkan gambaran yang utuh.
Manfaat bagi perusahaan
- Administrasi lebih ringan: tidak ada rekap manual antar file
- Data lebih akurat: satu sumber untuk data karyawan, kehadiran, dan cuti
- Proses lebih transparan: pengajuan dan persetujuan tercatat jelas
- Pencarian lebih cepat: riwayat setiap karyawan mudah ditemukan
- Kolaborasi lebih lancar: karyawan, atasan, dan HR bekerja dari informasi yang sama
Modul HR CNERSIA membantu perusahaan mengelola urusan karyawan dengan lebih tertib, dari data pribadi sampai kehadiran dan cuti, dalam satu sistem. Dengan proses yang lebih ringkas dan data yang bisa dipercaya, tim HR dapat lebih fokus pada hal yang lebih penting, yaitu mengelola dan mengembangkan orang-orang di dalam perusahaan.