Coba ikuti satu pesanan sederhana di perusahaan yang belum memakai sistem terpadu.
Sales menerima pesanan dari pelanggan dan mencatatnya. Admin menyalinnya ke faktur. Gudang mendapat daftar barang yang harus disiapkan dan mengurangi stok di catatannya sendiri. Di akhir minggu, bagian keuangan mengetik ulang faktur itu ke pembukuan.
Satu pesanan, tiga sampai empat kali diketik. Tiap kali ada peluang salah angka, dan tiap kali ada jeda di mana data di satu tempat sudah berubah tapi di tempat lain belum.
Pembelian ceritanya mirip. Permintaan barang, pesanan ke pemasok, penerimaan barang, lalu hutang yang harus dicatat. Kalau tiap tahap memakai file berbeda, bagian keuangan sering baru tahu ada hutang setelah tagihan pemasok datang.
Kalau semuanya satu sistem
Ketika penjualan, pembelian, dan akuntansi ada di sistem yang sama, dokumennya bersambung. Pesanan berubah jadi pengiriman, pengiriman jadi faktur, faktur membentuk piutang dan jurnal. Orang yang mengerjakan tahap berikutnya tidak mengetik ulang, ia tinggal membuka dokumen sebelumnya dan melanjutkan.
Efek yang paling terasa bukan soal kecepatan, tapi berkurangnya perdebatan. Kalau angka penjualan tidak cocok dengan laporan keuangan, Anda bisa menelusuri dari angka di laporan sampai ke faktur dan pesanan aslinya. Tidak perlu lagi menebak siapa yang salah ketik.
Mulai dari mana
Sebelum mencari sistem apa pun, gambar dulu alur dokumen di tempat Anda, dari pesanan sampai pembayaran. Tandai setiap titik di mana data disalin manual. Titik-titik itu yang paling cepat memberi hasil begitu diotomasi.