Jujur saja, Excel tidak salah. Hampir semua usaha dimulai dari sana, dan untuk puluhan transaksi seminggu, spreadsheet yang dirapikan dengan baik sudah cukup.
Masalahnya baru muncul pelan-pelan. Tanda pertama biasanya file. Ada "stok_maret.xlsx", ada "stok_maret_fix.xlsx", ada "stok_maret_fix_baru.xlsx", dan tidak ada yang berani menghapus salah satunya.
Tanda kedua, satu orang jadi penjaga rumus. Kalau dia cuti, tidak ada yang berani menyentuh file itu, karena satu sel yang bergeser bisa merusak angka di sheet lain.
Ketiga, angka yang tidak pernah cocok. Di catatan stoknya 120, di rak tinggal 114. Bisa jadi ada barang keluar yang belum dicatat, bisa juga salah ketik minggu lalu. Menelusurinya lewat spreadsheet berarti membuka file satu per satu.
Keempat, tutup buku yang menyita waktu. Kalau tiap bulan tim keuangan menghabiskan beberapa hari hanya untuk menggabungkan data dari banyak orang, waktu itu sebenarnya bisa dipakai untuk menganalisis, bukan menyalin.
Kelima, dan ini yang paling sulit disadari: Anda mulai menghindari pertanyaan yang butuh data. Misalnya, pelanggan mana yang paling sering telat bayar? Anda tahu jawabannya ada di suatu tempat, tapi mencarinya terlalu repot, jadi pertanyaannya dibiarkan saja.
Tidak perlu pindah semuanya sekaligus. Yang lebih masuk akal adalah memulai dari satu bagian yang paling sering bermasalah, biasanya penjualan dan stok, lalu memindahkan sisanya ketika tim sudah nyaman. Excel juga tidak harus dibuang. Banyak orang tetap memakainya untuk analisis cepat, hanya saja datanya kini datang dari sistem, bukan diketik ulang.