Di banyak bisnis, pembelian dan gudang berjalan sendiri-sendiri. Tim pembelian memesan lewat chat atau dokumen terpisah, sementara gudang menerima kiriman tanpa tahu persis apa yang dipesan. Akibatnya, jumlah yang datang sulit dicocokkan, stok terlambat tercatat, dan tim keuangan harus memeriksa ulang saat tagihan tiba.


CNERSIA merapikan alur ini dalam satu rangkaian dokumen yang saling terhubung.


Purchase Order sebagai acuan


Semua dimulai dari Purchase Order (PO) di modul Purchase. Di dalamnya tercatat pemasok, barang, jumlah, harga, ketentuan pembayaran, dan perkiraan tanggal kedatangan. Setelah PO dikonfirmasi, tim gudang sudah bisa melihat barang apa yang akan datang dan kapan, sehingga penerimaan bisa disiapkan lebih awal. Status pesanan juga tetap terlihat selama menunggu kiriman, jadi tim pembelian tidak perlu bertanya ke sana kemari.


Penerimaan di gudang


Saat barang tiba, tim gudang memprosesnya di modul Inventory lewat dokumen penerimaan barang (Goods Receipt) yang merujuk ke PO tersebut. Jumlah dan kondisi barang diperiksa, lalu dibandingkan dengan isi PO. Jika kiriman datang sebagian atau ada yang rusak, semuanya tercatat apa adanya, dan sisa pesanan tetap terpantau sehingga tidak ada barang yang terlupa ditagih.


 Stok bertambah saat penerimaan divalidasi


Begitu penerimaan divalidasi, stok di gudang tujuan bertambah secara real-time dan nilai persediaan ikut diperbarui. Penambahan itu tercatat di riwayat pergerakan stok lengkap dengan referensi PO-nya, tanpa rekap manual dan tanpa input ulang.


Tagihan dan pembukuan


Tagihan pemasok dicatat dengan mengacu pada PO dan penerimaan barang, sehingga keuangan bisa memastikan tagihan sesuai dengan yang dipesan dan benar-benar diterima. Transaksi pembelian dan nilai persediaan kemudian masuk ke modul Accounting sebagai jurnal otomatis.


 Alurnya secara singkat


1. Tim pembelian membuat dan mengonfirmasi Purchase Order

2. Pemasok mengirim barang

3. Gudang menerima dan memeriksa barang lewat Goods Receipt

4. Penerimaan divalidasi, stok dan nilai persediaan bertambah

5. Tagihan pemasok dicatat dan jurnal terbentuk otomatis


 Tips agar alur berjalan rapi


- Buat PO sebelum memesan, bukan setelah barang datang

- Proses penerimaan saat kiriman tiba, jangan ditunda

- Periksa jumlah dan kondisi sebelum validasi

- Catat penerimaan sebagian secara terpisah agar sisa pesanan tetap terpantau




Dari Purchase Order sampai stok masuk, setiap langkah saling terhubung. Tim pembelian tahu apa yang dipesan, gudang tahu apa yang harus diterima, dan keuangan tahu apa yang harus dibayar, semuanya dari data yang sama.